Wenn es um Übernachtungen auf Dienstreisen geht, wird das Dickicht des deutschen Steuerrechts noch etwas dichter. Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen eine Fülle von Bestimmungen kennen. Größtes Problem: Die ermäßigte Umsatzsteuer auf Hotelübernachtungen. Sie zwingt zu getrennten Rechnungen für Übernachtung und Frühstück.

Übernachtungskosten auf Dienstreisen

Um eine Dienstreise handelt es sich immer dann, wenn ein Arbeitnehmer sich dienstlich nicht an seiner ersten Tätigkeitsstätte, aber auch nicht zu Hause aufhält. Muss er dabei übernachten, bekommt er die Übernachtungskosten ersetzt. Zahlt der Arbeitgeber nicht, kann er die Kosten als Werbungskosten in der Steuererklärung absetzen.

Es gilt die Höhe des Rechnungsbetrages. Kann der Arbeitnehmer keine Hotelquittung vorlegen, kann er einen Pauschalbetrag bis zur Höhe von 20 Euro pro Übernachtung steuerfrei ersetzt bekommen (R 9.7 Absatz 3 LStR). Das gilt jedoch nicht, wenn der Arbeitnehmer die Übernachtungskosten selbst absetzt.

Wichtig! Wenn der Arbeitnehmer unentgeltlich untergebracht war, dann kann er natürlich auch keine Übernachtungskosten absetzen oder erstattet bekommen. 

Belege für Übernachtungskosten

Alle Kosten einer Dienstreise muss der Arbeitnehmer durch Belege nachweisen. Aus den Rechnungen müssen neben den reinen Übernachtungskosten sämtliche Nebenleistungen gesondert ausgewiesen sein. Dazu zählt auch das Frühstück. Aus den Rechnungen muss

• der Nettobetrag und
• die jeweilige Umsatzsteuer hervorgehen.

Für Übernachtungen in einem Hotel gilt im Inland ein Umsatzsteuersatz von 7 %, die übrigen Leistungen werden mit 19 % Umsatzsteuer besteuert.

Wichtig! Die Rechnung muss auf das Unternehmen ausgestellt sein. Posten wie Massagen oder Pay-TV sind nicht steuerlich absetzbar.

Verpflegungspauschalen  

Auf Dienstreisen steht dem Arbeitnehmer eine Pauschale für Verpflegungsmehraufwand zu. Diese Pauschale wird in zwei Stufen gewährt, je nach Dauer der Dienstreise (Beträge von 2022):

1. Ab 8 Stunden: 14 Euro
2. 24 Stunden: 28 Euro

Rechnet der Arbeitnehmer für eine Dienstreise Quittungen für Frühstück oder Mahlzeiten in Restaurants ab, dann müssen diese Beträge natürlich von der Pauschale abgezogen werden, sonst entsteht dem Arbeitnehmer ein geldwerter Vorteil, der versteuert werden müsste.

Grundsätzlich ist die Erstattung Verpflegungskosten nur bis zur Höhe der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Allerdings sei zugunsten des Arbeitnehmers die Freigrenze von 50 Euro im Monat aus § 8 Abs. 2 S. 11 EStG zu beachten. Im Kalendermonat dürfen die Aufwendungen für Mahlzeiten jedoch die Pauschalgrenzen um maximal 50 Euro übersteigen, ohne dass die Beträge als geldwerter Vorteil lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig sind.

Tagespauschalen

Stellt das Hotel eine Tagespauschale für Übernachtung und Verpflegung zusammen in Rechnung, so muss zur Ermittlung der Übernachtungskosten der Verpflegungspauschale wie folgt gekürzt werden:

• für Frühstück um 20 %
• für Mittag- oder Abendessen um jeweils 40 %

Dies bedeutet bei einem Tagessatz im Inland von 28 € eine Kürzung für das Frühstück um 5,60 € (20 % von 28 €) und bei Mittag- oder Abendessen um jeweils 11,20 € (40 % von 28 €).

Alternative: Sachbezugswert

Alternativ kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer für den geldwerten Vorteil den gesetzlichen Sachbezugswert anrechnen.

Beispiel: Ein Arbeitnehmer verbringt für eine zweitägige Dienstreise eine Nacht im Hotel. Im Preis enthalten war ein Frühstück. Die Verpflegungspauschale ist in diesem Fall nicht zwingend zu kürzen. Das gewährte Frühstück ist, bei Bewertung mit dem Sachbezugswert, wertmäßig mit 2,00 Euro (Stand: 2023) dem Lohnkonto hinzugerechnet und in dieser Höhe lohnsteuer- sowie sozialversicherungspflichtig gestellt werden. Wird der Betrag von 2,00 Euro von der erstatteten Verpflegungspauschale abgezogen beziehungsweise einbehalten oder zahlt der Arbeitnehmer diesen Betrag dem Arbeitgeber, so entfällt eine Besteuerung und Sozialversicherungspflicht vollständig.

(Stand: 2023)

Quelle: Handelskammer Hamburg, BKK.de, Rechnungswesen-Portal.de, letzte Änderung W.V.R. am 05.01.2023 Autor(en):  Wolff von Rechenberg Bild:  panthermedia.net / gstockstudio

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	Herr Wolff von Rechenberg Wolff von Rechenberg ist Wirtschaftsjournalist und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
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