Übernachtungskosten auf Dienstreisen im Inland

Wolff von Rechenberg
Wenn es um Übernachtungen auf Dienstreisen geht, wird das Dickicht des deutschen Steuerrechts noch etwas dichter. Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen eine Fülle von Bestimmungen kennen. Größtes Problem: Die ermäßigte Umsatzsteuer auf Hotelübernachtungen. Sie zwingt zu getrennten Rechnungen für Übernachtung und Frühstück.

Übernachtungskosten auf Dienstreisen

Um eine Dienstreise handelt es sich immer dann, wenn ein Arbeitnehmer sich dienstlich nicht an seiner ersten Tätigkeitsstätte, aber auch nicht zu Hause aufhält. Muss er dabei übernachten, bekommt er die Übernachtungskosten ersetzt. Zahlt der Arbeitgeber nicht, kann er die Kosten als Werbungskosten in der Steuererklärung absetzen.

Es gilt die Höhe des Rechnungsbetrages. Kann der Arbeitnehmer keine Hotelquittung vorlegen, kann er einen Pauschalbetrag bis zur Höhe von 20 Euro pro Übernachtung steuerfrei ersetzt bekommen (R 9.7 Absatz 3 LStR). Das gilt jedoch nicht, wenn der Arbeitnehmer die Übernachtungskosten selbst absetzt.
Wichtig! Wenn der Arbeitnehmer unentgeltlich untergebracht war, dann kann er natürlich auch keine Übernachtungskosten absetzen oder erstattet bekommen. 


Belege für Übernachtungskosten

Alle Kosten einer Dienstreise muss der Arbeitnehmer durch Belege nachweisen. Aus den Rechnungen müssen neben den reinen Übernachtungskosten sämtliche Nebenleistungen gesondert ausgewiesen sein. Dazu zählt auch das Frühstück. Aus den Rechnungen muss
  • der Nettobetrag und
  • die jeweilige Umsatzsteuer hervorgehen.

Für Übernachtungen in einem Hotel gilt im Inland ein Umsatzsteuersatz von 7 %, die übrigen Leistungen werden mit 19 % Umsatzsteuer besteuert.
Wichtig! Die Rechnung muss auf das Unternehmen ausgestellt sein. Posten wie Massagen oder Pay-TV sind nicht steuerlich absetzbar.


Verpflegungspauschalen  

Auf Dienstreisen steht dem Arbeitnehmer eine Pauschale für Verpflegungsmehraufwand zu. Diese Pauschale wird in zwei Stufen gewährt, je nach Dauer der Dienstreise (Beträge von 2022):
  1. Ab 8 Stunden: 14 Euro
  2. 24 Stunden: 28 Euro

Rechnet der Arbeitnehmer für eine Dienstreise Quittungen für Frühstück oder Mahlzeiten in Restaurants ab, dann müssen diese Beträge natürlich von der Pauschale abgezogen werden, sonst entsteht dem Arbeitnehmer ein geldwerter Vorteil, der versteuert werden müsste.

Grundsätzlich ist die Erstattung Verpflegungskosten nur bis zur Höhe der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Allerdings sei zugunsten des Arbeitnehmers die Freigrenze von 50 Euro im Monat aus § 8 Abs. 2 S. 11 EStG zu beachten. Im Kalendermonat dürfen die Aufwendungen für Mahlzeiten jedoch die Pauschalgrenzen um maximal 50 Euro übersteigen, ohne dass die Beträge als geldwerter Vorteil lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig sind.

Tagespauschalen

Stellt das Hotel eine Tagespauschale für Übernachtung und Verpflegung zusammen in Rechnung, so muss zur Ermittlung der Übernachtungskosten der Verpflegungspauschale wie folgt gekürzt werden:

  • für Frühstück um 20 %
  • für Mittag- oder Abendessen um jeweils 40 %


Dies bedeutet bei einem Tagessatz im Inland von 28 € eine Kürzung für das Frühstück um 5,60 € (20 % von 28 €) und bei Mittag- oder Abendessen um jeweils 11,20 € (40 % von 28 €).

Alternative: Sachbezugswert

Alternativ kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer für den geldwerten Vorteil den gesetzlichen Sachbezugswert anrechnen.

Beispiel: Ein Arbeitnehmer verbringt für eine zweitägige Dienstreise eine Nacht im Hotel. Im Preis enthalten war ein Frühstück. Die Verpflegungspauschale ist in diesem Fall nicht zwingend zu kürzen. Das gewährte Frühstück ist, bei Bewertung mit dem Sachbezugswert, wertmäßig mit 2,00 Euro (Stand: 2023) dem Lohnkonto hinzugerechnet und in dieser Höhe lohnsteuer- sowie sozialversicherungspflichtig gestellt werden. Wird der Betrag von 2,00 Euro von der erstatteten Verpflegungspauschale abgezogen beziehungsweise einbehalten oder zahlt der Arbeitnehmer diesen Betrag dem Arbeitgeber, so entfällt eine Besteuerung und Sozialversicherungspflicht vollständig.

(Stand: 2023)



Quelle: Handelskammer Hamburg, BKK.de, Rechnungswesen-Portal.de,
letzte Änderung W.V.R. am 05.01.2023
Autor(en):  Wolff von Rechenberg
Bild:  panthermedia.net / gstockstudio


Autor:in
Herr Wolff von Rechenberg
Wolff von Rechenberg ist Wirtschaftsjournalist und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
weitere Fachbeiträge des Autors | Forenbeiträge
Weitere Fachbeiträge zum Thema

Premium-Stellenanzeigen



Eigenen Fachbeitrag veröffentlichen? 

Sie sind Autor einer Fachpublikation oder Entwickler einer Excel-Vorlage? Gern können Sie sich an der Gestaltung der Inhalte unserer Fachportale beteiligen! Wir bieten die Möglichkeit Ihre Fachpublikation (Fachbeitrag, eBook, Diplomarbeit, Checkliste, Studie, Berichtsvorlage ...) bzw. Excel-Vorlage auf unseren Fachportalen zu veröffentlichen bzw. ggf. auch zu vermarkten. Mehr Infos >>

Kommentar zum Fachbeitrag abgeben

09.12.2017 14:18:37 - Gast

Ich bin Kurierfahrer und muss des öfteren mehrere km am Tag fahren.
Wie sieht es aus wenn ich im Fahrzeug 2 bis 3 Stunden Schlafe,  um etwas ausgeruhter meine Fahrt fort zu setzten, wird diese Zeit vom Arbeitgeber bezahlt?
Chef bezahlt kein Hotel!
[ Zitieren | Name ]

11.12.2017 08:41:05 - Gast

Hallo,
Ich würde ich sagen, dass du deine Lenk- und Ruhezeiten einhalten musst, oder? Ansonsten müsstest du dich mit deinem Chef einigen, nach wie vielen Stunden du eine Pause machen darfst. Im Allgemeinen dauert eine Dienstreise von der Abfahrt vom Firmengelände bis zur Rückkehr. Weiß aber nicht, ob es für Kurierdienste da andere Regelungen gibt.
Gruß
[ Zitieren | Name ]
Smileys
Lachen  happy77  happy73 
Mr. Green  Skeptisch  Idee 
Frage  Ausrufezeichen  Zwinkern 
Böse  Grinsen  Traurig 
Überrascht  Cool  Kuss 
Verlegen  Weinen  schlafen 
denken  lesen  klatschen 

Nur registrierte Benutzer können Kommentare posten!

Anzeige

Newsletter Lohnabrechnung 

Neben aktuellen News aus dem Bereich Lohn- und Gehaltsabrechnung und neu eingegangene Fachartikel, informieren wir Sie über interessante Literaturtipps, Tagungen, aktuelle Stellenangebote und stellen Ihnen einzelne Software- Produkte im Detail vor.
zur Newsletter-Anmeldung >>

Besucher-Umfrage

Wie gefällt Ihnen Lohn1x1.de? Wir freuen uns über Ihr Feedback. Zur Umfrage >>

Sie haben eine Frage?

Ratlos_Verwirrt_pm_RainerPlendl_400x275.jpg

Nutzen Sie kostenfrei das Forum auf Lohn1x1.de und und diskutieren ihre Fragen zur Lohnabrechnung oder zur angestrebten Weiterbildung.

Sie möchten sich weiterbilden?

mann-treppe-up-karriere_pm_pressmaster_B10716345_400x300.jpg

In unserer Seminar-Rubrik haben wir einige aktuelle Seminar- und Kurs-Angebote für Lohn-Buchhalter, u.a. auch Kurse zum Bilanzbuchhalter zusammengestellt.

Community

Community_Home.jpg






Nutzen Sie kostenfrei das Lohn1x1.de Forum und tauschen sich mit den Kollegen aus bzw. holen sich Rat für Ihre Karriere im Bereich Rechnungswesen.

Talentpool - Jobwechsel einfach!

HR-Bewerbung-Digital_pm_yupiramos_B123251108_400x300.jpg

Tragen Sie sich kostenfrei im Talentpool auf Lohn1x1.de ein und erhalten Jobangebote und Unterstützung beim Jobwechsel durch qualifizierte Personalagenturen.

Ihr Fachbeitrag

Autorin.jpg Werden Sie Autor! Gerne veröffentlichen oder vermarkten wir ihren Fachbeitrag im Bereich Lohn- und Gehalts-Abrechnung. Eine kurze Autorenvorstellung oder Unternehmensdarstellung am Ende des Artikels ist möglich. jetzt Mitmachen >>

Stellenanzeigen

Buchhalterin / Buchhalter im Fachgebiet Debitoren­buchhaltung (w/m/d)
Die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA) ist die Immobiliendienstleisterin des Bundes, die die immobilienpolitischen Ziele der Bundesregierung unterstützt und für fast alle Bundesbehörden die notwendigen Flächen und Gebäude zur Verfügung stellt. Dementsprechend sind wir in ganz Deu... Mehr Infos >>

Lohnbuchhalter (m/w/x)
Als mittelständisches, zukunftsorientiertes Familienunternehmen planen und fertigen wir seit 1960 Schaltanlagen für den Maschinenbau, Anlagenbau sowie Sondermaschinenbau. Mit rund 150 motivierten und engagierten Mitarbeitern sind wir stolz darauf, innovativ und zukunftsorientiert zu arbeiten und ... Mehr Infos >>

Mitarbeiter (m/w/d) für die Finanzbuchhaltung
Die DEAG Deutsche Entertainment Aktiengesellschaft (DEAG), ein führender Entertainment-Dienstleister und Anbieter von Live Entertainment, produziert und promotet Live-Events aller Genres und Größenordnungen in Europa. Mit ihren Konzerngesellschaften ist die DEAG an 22 Standorten in ihren ... Mehr Infos >>

Weitere Stellenanzeigen im Stellenmarkt >>

JOB- Letter

 jobletter.jpg
Sie möchten über neu eingehende Stellenangebote automatisch informiert werden? Dann können Sie unseren kostenfreien Jobletter abonnieren. Mit diesem erhalten Sie alle 14 Tage die aktuellsten Stellenanzeigen und weitere Arbeitsmarkt-News.
Tipp-Anzeige ab 100,- EUR buchen. Weitere Infos hier >>

Softwaretipp: Quick-Lohn

Logo290122.png
Erledigen Sie Ihre Lohnabrechnung im Handumdrehen selbst mit Quick-Lohn und versenden alle Meldungen an die Krankenkassen, das Finanzamt und die Unfallversicherung direkt aus dem Programm. Auch für Baulohn. Probieren Sie Quick-Lohn gratis und völlig unverbindlich 3 Monate lang aus. Es ist keine Kündigung nötig! Weitere Informationen >>

Excel Mauspad
50 deutsche Excel-Shortcuts

  • über 50 Excel-Shortcuts für das Büro
  • Keine Suche mehr über das Internet und damit Zeitersparnis
  • Gadget für das Büro
  • Keine Zettelwirtschaft mehr auf dem Schreibtisch
  • Schnelle Antwort auf einen Shortcut wenn Kollegen Sie fragen
  • Preis: 17,95 EUR inkl. MWSt.
Jetzt hier bestellen >>

Buch-Tipp

Dashboards mit Excel im Controlling

dashboards_cover.jpgTipps, Charts und Diagramme für Ihre tägliche Arbeit mit Microsoft Excel® im Controlling. Präsentiert von Controlling-Portal.de. Sogenannte Dashboards werden heute vom Management erwartet. Möglichst auf einem Blatt sollen alle wichtigen Kennzahlen auf einem Blick erfassbar sein.
Dafür muss der Controller sparsam mit Tabellen umgehen und Abweichungen sowie Zahlenreihen ansprechend visualisieren. Dabei kommen u. a. Tacho- und Ampeldiagramme sowie Sparklines zum Einsatz. E-Book (PDF) für 12,90 EUR. oder Taschenbuch in Farbe für 34,90 EUR,  Mehr Infos >>

Excel TOP-SellerRS Liquiditätsplanung L

PantherMedia_pannawat_B100513902_400x300.jpg
Die RS Liquiditätsplanung L ist ein in Excel erstelltes Werkzeug für die Liquiditätsplanung von Kleinunternehmen sowie Freiberuflern. Die Planung erfolgt auf Basis von veränderbaren Einnahmen- und Ausgabepositionen. Detailplanungen können auf extra Tabellenblättern für z.B. einzelne Projekte oder Produkte vorgenommen werden. 
Mehr Informationen >>

Rollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis

Dieses Excel-Tool bietet Ihnen die Grundlage für ein Frühwarnsystem. Der erstellte Liquiditätsplan warnt Sie vor bevorstehenden Zahlungsengpässen, so dass Sie frühzeitig individuelle Maßnahmen zur Liquiditätssicherung einleiten können. Gerade in Krisensituationen ist eine kurzfristige Aktualisierung und damit schnelle Handlungsfähigkeit überlebenswichtig. Mehr Informationen >>

Strategie-Toolbox mit verschiedenen Excel-Vorlagen

Die Strategie-Toolbox enthält 10 nützliche Excel Vorlagen, die sich erfolgreich in der Strategie bewährt haben. Alle Tools sind sofort einsatzbereit und sind ohne Blattschutz. Damit können die Vorlagen individuell angepasst werden.
Ideal für Mitarbeiter aus dem strategischen ManagementMehr Informationen>>

Weitere über 400 Excel-Vorlagen finden Sie hier >>

Software-Tipp

Liquiditätsplanung_Fimovi.jpgRollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis. Mit der Excel-Vorlage „Liquiditätstool“ erstellen Sie schnell und einfach ein Bild ihrer operativen Liquiditätslage für die nächsten (bis zu 52) Wochen.. Preis 47,60 EUR Mehr Infos und Download >>

Software-Tipp

  Reisekostenabrechnung Excel
Reisekostenabrechnung leicht gemacht. Erstellen Sie einfach und übersichtlich Reisekostenabrechnungen von Mitarbeitern mit diesem Excel-Tool. Automatische Berechnungen anhand von Pauschalen, durckfähige Abrechnungen und einfache Belegverwaltung. Mehr Infos >>

TOP ANGEBOTE

Button__subThema.PNG RS Rückstellungsrechner XL:
Die optimale Unterstützung bei Ihren Jahresabschlussarbeiten
Button__subThema.PNG RS Einkaufs-Verwaltung:
Erstellung und Verwaltung von Aufträgen und Bestellungen
Button__subThema.PNG RS Kosten-Leistungs-Rechnung:

Erstellen Sie eine umfassende Kosten-Leistungsrechnung

RS-Plan

RS-Plan.jpgRS-Plan - Unternehmens- planung leicht gemacht:
Erstellen Sie mit RS-Plan Ihre Unternehmensplanung professionell. Automatische Plan-GuV, Plan-Bilanz, Plan- Kapitalflussrechnung und Kenn- zahlen. Preis: 119,- EUR mehr Informationen >>

Excel-Tool-Beratung und Erstellung

Kein passendes Excel-Tool dabei?

Balken.jpgGern erstellen wir Ihnen Ihr Excel- Tool nach Ihren Wünschen und Vorgaben. Bitte lassen Sie sich ein Angebot von uns erstellen.

Excel-Vorlagen-Paket für Hausverwalter

4. Residualwertberechnung.jpg
Dieses Excel-Vorlagen-Paket enthält folgende Tools:
  • Nebenkostenabrechnung für Eigentumswohnung
  • Rendite – Berechnungsprogramm
  • Residualwertberechnung für eine Immobilie
  • Steuerberechnung für Immobilienanlage 
Zum Shop >>